1、文件與資料管理
(1)負責項目各類文件(報告、圖紙、技術文檔、文件等)的接收、登記、分類和存檔。
(2)建立規范的檔案目錄和編號體系,確保資料檢索便捷。
(3)定期檢查檔案完整性,修復或補充缺失文件。
2、數據錄入與更新
(1)將紙質文件數字化,錄入數據庫或專用管理系統(如OA系統、工程資料軟件)。
(2)及時更新動態數據(如項目進度、設備臺賬、檢測報告等),確保信息時效性。
3、文檔編制與報送
(1)協助編制項目申報材料、驗收報告、會議紀要等文件。
(2)按規范整理并提交合規性資料(如工程竣工資料、環保驗收文件)。
(3)響應內外部審計、檢查或監管要求,提供所需檔案。
4、信息傳遞與協作
(1)在部門間傳遞文件,跟蹤簽批流程,確保文件流轉效率。
(2)配合技術、工程或設備部門等,提供資料支持(如調閱歷史數據、復制關鍵文檔)。
5、保密與合規性管理
(1)嚴格執行保密制度,管理涉密或敏感文件(如專利資料、客戶信息)。
(2)確保檔案管理符合行業法規(如《檔案法》、ISO標準)及企業制度。
6、檔案數字化與備份
(1)推動紙質檔案電子化,使用掃描儀、OCR技術等工具處理文檔。
(2)定期備份電子檔案,防止數據丟失或損壞。