職位概述
統籌公司或機構檔案數字化項目的全生命周期管理,包括需求分析、方案設計、資源調配、進度監控及成果交付,確保項目符合安全、質量、效率及合規性要求。需兼具檔案管理知識、數字化技術理解及跨部門協調能力,推動檔案資源的高效轉化與長期保存。
關鍵職責
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項目規劃與啟動
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評估檔案數字化需求(如紙質檔案規模、存儲條件、保密等級),制定項目實施方案(預算、周期、技術標準)。
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主導招投標流程,篩選合作供應商(如掃描設備廠商、OCR技術服務商),簽訂合同并明確交付標準。
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資源協調與進度管理
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組建項目團隊(內部員工+外包人員),分配任務并制定KPI考核機制。
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監控項目進度(如日/周產能、錯誤率),解決資源沖突或技術瓶頸,確保按期交付。
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質量控制與標準執行
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建立數字化質量標準(如分辨率、圖像清晰度、OCR識別率),定期抽查并督導整改。
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確保符合行業規范(如《紙質檔案數字化規范》DA/T 31-2017),通過第三方驗收或審計。
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數據安全與合規管理
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制定保密協議與權限管理制度,監控敏感檔案的數字化流程,防止數據泄露。
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確保項目符合《檔案法》《個人信息保護法》等法規要求,處理突發合規風險。
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技術優化與系統對接
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推動數字化流程創新(如AI輔助著錄、自動化質檢),提升效率與準確性。
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協調IT部門完成數字化成果與檔案管理系統(如電子檔案管理系統、OA系統)的對接。
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項目驗收與總結
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組織項目驗收,輸出成果報告(含數據量、質量評估、成本核算)。
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歸檔項目文檔(如合同、驗收單、操作日志),為后續維護提供依據。
任職要求
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教育背景
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本科及以上學歷,檔案管理、信息管理、計算機科學等相關專業優先。
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工作經驗
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5年以上檔案數字化或信息化項目管理經驗,主導過大型數字化項目(如政府檔案局、醫院病歷數字化)。
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熟悉檔案數字化全流程(掃描、圖像處理、數據存儲、檢索系統搭建)。
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專業技能
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精通主流數字化工具(如高速掃描儀、OCR軟件、元數據著錄系統)。
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掌握項目管理工具(如MS Project、Jira)及數據分析工具(Excel、Power BI)。
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證書要求
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持有PMP、信息系統項目管理師(軟考)或檔案管理師資格者優先。
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軟性素質
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出色的跨部門溝通能力,能協調技術、檔案、法務等多方需求。
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風險意識強,擅長處理突發事件(如設備故障、數據異常)。
薪酬與福利
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薪資結構:固定薪資+項目獎金(根據規模與完成質量浮動)。