一、合同簽訂前管理
依據項目實際情況和相關法律法規,起草合同文本,確保合同條款清晰、準確、完整。重點審核合同主體是否合法、合同標的是否明確、價款支付方式是否合理、工期要求是否可行、違約責任是否對等、爭議解決條款是否有效等。
對于工程價款支付條款,應明確付款節點與工程進度的對應關系,避免模糊表述導致的付款糾紛;對于工期條款,需考慮不可抗力等因素,約定合理的工期順延條件。同時,與法務、技術、財務等部門協同,從不同專業角度審查合同,提出修改意見,保障合同合法合規、公平合理。
二、合同簽訂與備案?
(一)合同簽訂流程管理?
嚴格按照企業內部規定的合同審批流程,組織合同簽訂工作。確保合同簽訂主體具有相應的授權,簽字蓋章符合規范要求。例如,若簽訂主體為分公司,需查看其是否取得總公司的授權文件;合同需加蓋企業公章或合同專用章,且騎縫章也要完整清晰,保證合同的法律效力。?
(二)合同備案?
及時將簽訂后的合同進行分類編號,建立合同臺賬,并按照規定報送相關部門備案,如企業內部檔案管理部門、建設行政主管部門等。同時,將合同電子文檔和紙質文本妥善存檔,便于后續查閱和管理。?
三、合同履行過程管理?
(一)合同執行監督?
實時跟蹤合同履行情況,建立合同履行跟蹤表,記錄合同執行進度、款項支付、工程變更等重要事項。定期與項目施工、采購、財務等部門溝通,及時發現并解決合同履行過程中出現的問題。例如,當發現施工進度滯后可能影響工期時,及時提醒施工部門采取措施,并依據合同條款判斷是否涉及違約及相應處理方式。?
(二)合同變更管理?
對于合同履行過程中發生的變更事項,如工程設計變更、工期調整、價款變更等,嚴格按照合同約定的變更程序進行管理。及時收集變更相關的書面文件,如變更申請、審批單、會議紀要等,經雙方協商一致后簽訂補充協議,并將變更內容及時傳達給相關部門和人員,確保變更有效執行。?
四、合同檔案管理?
建立完善的合同檔案管理制度,對合同文本及相關資料進行分類整理、裝訂成冊。合同檔案應包括合同原件、補充協議、變更文件、往來函件、驗收報告等,確保資料完整、便于查詢。同時,運用信息化手段建立電子檔案管理系統,實現合同檔案的快速檢索和共享,提高工作效率。?
五、合同糾紛處理?
當合同糾紛發生時,及時收集整理相關證據,協助法務部門或法律顧問進行糾紛處理。提供合同簽訂、履行過程中的詳細資料,參與糾紛調解、仲裁或訴訟,維護企業合法權益。例如,在工程質量糾紛中,提供施工過程中的質量檢驗記錄、驗收報告等證據,證明企業已履行合同義務。?
六、合同管理總結與改進?
定期對合同管理工作進行總結分析,統計合同簽訂、履行、糾紛等情況,評估合同管理成效。針對合同管理過程中存在的問題,提出改進措施和建議,完善合同管理制度和流程,不斷提高合同管理水平,為企業經營發展提供有力保障。