一、工作職責
辦公管理方面:
負責駐沙特機構辦公場所的日常運營管理,包括辦公設施的配備、維護與更新,確保員工擁有良好、舒適且功能完備的辦公環境。例如及時安排桌椅、電腦等辦公設備的維修或更換,保障工作能正常開展。
對辦公區域的安全保障工作進行統籌協調,制定并落實安全制度,像安排安保人員值班巡邏、安裝并維護監控設備等,確保辦公場所人員和財產安全。
人員管理協調:
參與當地員工的招聘、入職、培訓及離職等流程管理。在招聘時,依據崗位需求篩選合適的沙特人才以及來自其他國家的外籍人才;入職后組織必要的崗位技能培訓和企業文化培訓等;離職時做好交接等相關事宜的安排。
協調處理員工之間、部門之間的關系和工作銜接問題,促進內部溝通順暢、工作高效協作。比如組織定期的團隊建設活動,化解部門間可能存在的矛盾和誤解。
對外事務對接:
作為機構與沙特當地政府部門、合作伙伴以及相關機構的聯絡人,負責對外溝通協調事宜。例如與當地工商部門對接辦理企業注冊、年檢等手續;與合作方就項
目推進過程中的行政事務進行溝通協商等。
協助組織、安排接待來訪的沙特本地及國際合作伙伴、重要賓客等,從行程安排、會議組織到餐飲住宿等方面做好細致周到的服務,展現良好的機構形象。
制度執行與文檔管理:
在沙特當地嚴格執行公司總部制定的各項行政管理制度,同時結合當地實際情況,對制度進行合理優化完善,確保制度符合當地法律法規以及文化習俗等要求。
負責各類行政文件、檔案資料的收集、整理、歸檔與保管工作,確保文件資料的完整性、準確性和保密性,方便隨時查閱調用,比如重要商務合同、會議紀要等文件的妥善管理。
二、能力與素質要求
語言與跨文化溝通能力:熟練掌握阿拉伯語以及英語(沙特在國際交流中常用英語作為溝通語言之一),能夠準確、流暢地與當地人員及不同國籍的合作伙伴進行溝通交流。并且要深入了解沙特阿拉伯的文化、宗教習俗、商務禮儀等,避免因文化差異而出現溝通障礙或不適當的行為,確保對外交往順利。
組織協調與管理能力:具備出色的組織策劃能力,能高效地安排各類辦公、接待以及團隊建設等活動;同時善于協調各方關系,解決工作中出現的人員、部門間的矛盾和問題,推動整體工作有序開展。
法規與政策熟悉度:熟悉沙特阿拉伯當地的勞動法律法規、工商注冊規定、稅務政策等相關政策法規,確保機構的運營管理在法律框架內合規進行,規避法律風險。
應急處理能力:面對當地可能出現的突發事件,如自然災害、社會不穩定因素等情況,要有較強的應急處理能力,能迅速制定應對方案,保障員工生命安全和機構正常運轉。
三、職業發展前景
綜合管理晉升路徑:隨著經驗的不斷積累以及對當地市場和業務的深入了解,行政經理有可能晉升為駐沙特機構的綜合管理負責人,全面負責包括行政、財務、業務拓展等多方面的運營管理工作,拓寬職業發展空間。
專業領域深化拓展:也可以憑借對沙特當地行政事務管理的專業經驗,轉型進入與中沙合作相關的咨詢服務領域,為其他企業進入沙特市場提供行政事務、政策法規等方面的專業咨詢建議,成為行業內的專家型人才。