職位概述
負責公司及客戶紙質檔案的數字化轉換、電子檔案管理及系統維護工作,確保檔案信息的高效存儲、檢索與安全性。需具備細致耐心的工作態度、基礎信息技術能力及檔案管理知識,支持公司檔案管理向數字化轉型。
關鍵職責
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檔案掃描與處理
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操作掃描儀、高拍儀等設備,將紙質檔案轉換為電子文檔(如PDF、圖像文件等)。
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對掃描文件進行圖像處理(如去污、糾偏、裁剪),確保清晰度與完整性。
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數據錄入與校對
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將電子檔案信息分類、命名并錄入數據庫或檔案管理系統,確保數據準確性。
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核對電子檔案與原始紙質檔案的一致性,修正錄入錯誤或圖像質量問題。
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電子檔案管理
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維護電子檔案數據庫,定期備份數據,確保存儲安全性與可檢索性。
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根據公司標準對電子檔案進行編目、索引及標簽化管理。
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系統與設備維護
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協助管理檔案數字化軟件及硬件設備,處理簡單故障或聯系技術支持。
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記錄設備使用情況及檔案處理進度,提交工作報告。
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流程優化與協作
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提出檔案數字化流程的改進建議,提升工作效率。
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配合其他部門調取、共享電子檔案,滿足業務需求。
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安全與保密
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嚴格遵守公司保密制度,確保敏感檔案信息不外泄。
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定期檢查電子檔案訪問權限,防止數據泄露或篡改。
任職要求
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教育背景
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中專/高中及以上學歷,檔案管理、信息技術、文秘等相關專業優先。
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接受過檔案數字化或數據錄入培訓者優先。
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工作經驗
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1年以上檔案管理、數據錄入或相關崗位經驗,應屆生可放寬條件。
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有政府機關、企業檔案室或數字化項目經驗者優先。
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專業技能
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熟練使用掃描儀、OCR識別軟件(如Adobe Acrobat、ABBYY等)。
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掌握基礎圖像處理技能(如Photoshop、PDF編輯器)。
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熟悉Office辦公軟件(Excel、Word)及檔案管理系統操作。
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軟性素質
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工作細致耐心,能長期處理重復性任務。
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具備基礎學習能力,能快速掌握新設備或軟件操作。
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良好的團隊協作意識與溝通能力。
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可接受應屆畢業生