二、崗位職責
日常辦公事務處理
負責辦公室日常文件的收發、登記、歸檔和保管,確保文件管理的有序性和安全性。
維護辦公室辦公設備(如打印機、復印機、傳真機等)的正常運行,及時聯系維修人員處理設備故障,并定期安排設備的清潔和保養。
協助上級整理和更新各類辦公文檔,如會議記錄、報告、合同等,保證文檔格式規范、內容準確。
管理辦公室的辦公用品庫存,定期進行盤點,根據實際需求及時采購補充辦公用品,合理控制辦公成本。
人事行政事務支持
協助組織公司內部的各類會議,包括會議場地預訂、會議資料準備、會議設備調試等,并做好會議記錄和會議紀要的整理、分發工作。
負責公司員工考勤管理,統計考勤數據,及時處理考勤異常情況,并按月提交考勤報表。
協助安排公司的商務接待活動,包括接待方案制定、來訪人員接送、食宿安排等,展現公司良好形象。
協助處理公司的行政費用報銷工作,收集、整理報銷憑證,按照公司財務制度進行報銷流程的提交和跟進。
信息溝通與協調
作為公司內部各部門之間的溝通橋梁,及時傳達上級的工作指示和要求,協調部門間的工作關系,促進信息流通和工作協作。
業務方面
及時處理相關業務往來,如銷售訂單、應收賬款、應付賬款跟進事宜。
接聽公司電話,記錄來電信息,及時轉接或回復來電者,確保公司對外溝通的順暢。
協助上級處理對外聯絡工作,如與政府部門、行業協會等的溝通協調,維護公司的公共關系。
其他工作
完成上級臨時交辦的其他工作任務,數據統計分析等,積極配合公司的各項工作安排。
三、任職要求
教育背景:本科及以上學歷,行政管理、工商管理、文秘等相關專業優先。
工作經驗:1-2 年辦公室助理或相關工作經驗,優秀應屆畢業生也可考慮。
專業技能
熟練使用辦公軟件,如 Word、Excel、PowerPoint 等,能夠進行文檔處理、數據統計和演示文稿制作。
具備良好的文字表達能力和溝通能力,能夠準確撰寫各類文件和進行有效的口頭溝通。
熟悉辦公室行政管理流程和相關法律法規,具備一定的行政管理知識和經驗。
個人素質
工作認真負責,細心嚴謹,具備較強的執行力和抗壓能力。
具備良好的團隊合作精神,能夠與同事友好協作,共同完成工作任務。
具備較強的應變能力和問題解決能力,能夠靈活應對工作中的各種突發情況。
具備良好的職業道德和保密意識,嚴格保守公司的商業機密和內部信息。