工作內容:
1.接待服務 ? 負責來訪人員的接待、登記、引導工作,根據來訪目的通知相關部門或人員,確保來訪人員得到及時、禮貌的接待。 ? 解答訪客的基本咨詢,如公司部門分布、業務范圍等,樹立公司良好的第一印象。
2. 電話處理 ? 接聽公司總機電話,禮貌、清晰地應答,準確記錄來電信息,及時轉接或傳達給相關人員 ,避免重要電話遺漏。 ? 過濾騷擾電話和無關信息,確保公司員工不被不必要的電話干擾。
3. 郵件與快遞管理 ? 負責公司郵件、包裹、快遞的收發、登記工作,及時通知收件人領取,并做好簽收記錄,確保郵件快遞不丟失、不積壓。 ? 對寄出的郵件、快遞進行分類整理,準確填寫快遞單,選擇合適的快遞服務,并跟蹤物流信息。
4. 辦公環境維護 ? 保持前臺區域及周邊環境的整潔、美觀,及時整理桌面文件、宣傳資料等物品。 ? 負責會議室的預約、使用登記及會前準備(如設備調試、茶水準備等)、會后清理工作,保障會議的順利進行。
5. 物資管理 ? 管理公司的辦公用品、文具等物資,做好入庫、出庫登記,定期盤點庫存,及時申請補充短缺物資。 ? 協助發放辦公用品,監督員工領用情況,避免浪費和丟失。
6. 行政支持 ? 協助行政部門完成一些基礎工作,如考勤統計、員工胸牌制作與發放、名片印制等。 ? 參與公司活動的籌備和組織工作,如年會、團建活動等,負責簽到、物資準備等相關事宜。
7. 安全管理 ? 監督外來人員佩戴訪客證件,確保公司人員及財產安全。 ? 熟悉公司的安全通道、消防設施位置,在緊急情況下協助疏散人員,維護現場秩序。
職位要求:
一、學歷與專業 :要求大專及以上學歷。 行政管理、文秘、旅游管理等相關專業優先考慮,但非相關專業者若具備其他優勢也可勝任。
二、工作經驗 :有 1 - 2 年前臺接待或行政相關工作經驗者優先,應屆畢業生如有較強的綜合素質和學習能力也可考慮。
三、技能要求 :熟練使用常用辦公軟件,如 Microsoft Office 套件(Word、Excel、PowerPoint),能夠進行文檔編輯、數據統計和演示文稿制作等工作。 ? 熟悉使用辦公自動化設備,如電話交換機、復印機、打印機、傳真機等,能進行基本的操作和簡單故障排除。 ? 具備良好的文字處理能力,能夠快速、準確地錄入信息,撰寫簡單的通知、郵件等文檔。
四、能力素質 :
1、具備良好的溝通能力,能夠與不同部門的同事、來訪客戶等進行有效的溝通,包括語言表達清晰、準確,善于傾聽和理解他人需求,以及具備良好的商務禮儀和溝通技巧。
2、擁有較強的服務意識,以熱情、友好的態度對待每一位來訪者和來電者,能夠主動為他人提供幫助和解決問題,確??蛻艉蛦T工都能得到優質的服務體驗。
3、需具備較強的應變能力,能夠在面對突發情況或復雜問題時保持冷靜,迅速做出合理的判斷和處理,例如遇到緊急訪客、電話高峰或設備故障等情況時能夠靈活應對。
4、要有良好的組織協調能力,能夠合理安排和協調前臺的各項工作任務,如接待來訪、接聽電話、郵件收發等,確保工作有序進行;同時,在協助組織公司活動或會議時,能夠有效地協調各方資源。
5、注重細節,在處理各類事務時,如訪客登記、文件整理、物資管理等,能夠做到認真仔細,避免出現錯誤或疏漏。 ? 具備一定的抗壓能力,能夠在工作壓力較大的情況下,如公司業務繁忙、來訪人員眾多時,依然保持良好的工作狀態和服務質量。