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更新于 5月15日
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行政專員

3000-4000元

職位描述

內勤管理后勤管理固定資產管理辦公用品/設備工業自動化
一、對外聯絡方面
  • 訪客接待：行政專員負責接待公司來訪的客人。從客人預約訪問開始，就需要與訪客溝通訪問時間、來訪事由、隨行人數等信息。當訪客到達公司時，要以熱情、專業的態度迎接，引導他們到指定的接待區域或會議室，并提供茶水等服務。在接待過程中，還要做好訪客登記工作，包括姓名、單位、聯系方式等，這有助于公司建立良好的對外形象以及進行后續的信息跟蹤。
  • 與外部機構合作溝通：行政專員會與各類外部機構打交道，如辦公用品供應商、辦公設備維修商、保潔公司、綠植租賃公司等。需要與這些機構協商合作細節，比如在和辦公用品供應商談判時，要比較不同供應商的產品質量、價格、交貨期等因素，簽訂合作合同，并且在合作期間監督對方的服務質量，及時處理出現的問題。如果供應商提供的辦公用品質量不符合要求，行政專員就要負責與供應商溝通退換貨事宜。
二、行政費用管理方面
  • 預算編制與監控：行政專員需要參與行政費用預算的編制。這要求對公司日常行政支出有清晰的了解，包括辦公用品費用、辦公設備購置與維修費用、水電費、物業費、通訊費等。在編制預算時，要根據以往的支出情況和公司的發展規劃，合理預估各項費用。例如，若公司預計下一年度員工人數會增加，那么在辦公用品預算中就要相應地提高采購金額。在預算執行過程中，要密切監控費用的支出情況，每月或每季度對行政費用進行統計分析，及時發現費用超支的項目，并采取措施進行控制。
  • 費用報銷審核：負責審核公司內部行政相關的費用報銷。在審核過程中，要確保報銷的費用符合公司的財務政策和相關規定。比如，檢查員工提交的辦公用品發票是否真實有效，購買的物品是否為公司業務所需，報銷的金額是否合理等。對于不符合規定的報銷申請，要及時與員工溝通并要求補充或更正。
三、行政流程優化與制度執行方面
  • 制度建設與更新：行政專員需要協助建立和完善公司的行政管理制度。例如，隨著公司業務的發展和辦公方式的變化，對原有的文件管理制度進行更新，明確電子文件的存儲和備份方式，制定新的文件保密級別和相應的訪問權限規定。在制度建設過程中，要充分考慮公司的實際情況和員工的工作需求，確保制度的合理性和可操作性。
  • 流程優化：不斷審視行政工作流程，尋找可以優化的環節。比如，以往公司的辦公用品采購流程可能比較繁瑣，需要員工填寫紙質申請單，經過多層審批后再由行政專員統一采購。可以通過引入辦公自動化軟件，讓員工在軟件上提交申請，審批流程可以自動流轉，這樣不僅提高了工作效率，還能方便行政專員對采購申請進行集中管理和統計分析。同時，行政專員還要負責對新流程進行培訓和推廣，確保員工能夠正確使用。

工作地點

松北區哈爾濱島田大鵬智能清洗設備產業基地

職位發布者

蒼爾輝/人力資源經理

三日內活躍
立即溝通
公司Logo哈爾濱島田大鵬工業股份有限公司
公司福利：1.全程培訓：公司為員工提供了一套完整的職業培訓體系。2.社會保險：為員工提供養老保險、醫療保險、工傷保險、失業保險、生育險及住房公積金（五險一金）。3.免費工作餐4.防暑降溫費：公司每年為員工提供夏季防暑降溫福利。5.節日福利：春節、端午、中秋等節日有不同類別的節日福利。6.工齡津貼：員工每工作一年，每月增加100元工齡津貼，最多500元。7.公司活動：各種員工活動。單位地址：黑龍江省哈爾濱市呼蘭區利民開發區珠海路南側咨詢電話：0451—55582875歡迎求職者到公司參觀！
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