1.負責辦公室日常行政事務,包括前臺接待、訪客登記、電話接聽、會議室預約及使用管理、辦公環境維護等。
2. 負責協調和跟進物業、水電、房租、車位、綠植、保潔、打印機租賃、快遞等供應商相關的費用申請與結算工作。
3. 負責辦公用品及消耗品的采購、報銷、發放及庫存管理,包括文具、飲用水、咖啡豆、食品等。
4. 負責固定資產管理,包括采購申請、資產登記、維修報損及報廢處理等。
5. 協助處理員工入離職流程,包括工位安排、門禁卡管理、IT賬號登記、SIM卡辦理,以及與IT外包和電信公司的對接。
6. 為新員工提供會議設備及基礎系統使用培訓,支持員工日常電腦、網絡、會議設備等問題的處理。
7. 協助人力資源相關行政工作,包括入離職花名冊、考勤數據、人事報表、員工福利(如節假日禮品、工傷保險、員工活動)等。
8.負責會議室設備的使用管理、日常檢查與維護,保障會議順利開展。
9. 負責京東、攜程等平臺賬號的日常管理,包括預訂、使用與月度對賬結算。
10.完成上級安排的其他行政事務。
任職要求:
1. 大專及以上學歷,行政管理、人力資源、工商管理、文秘等相關專業優先;
2. 具備三年以上行政相關工作經驗,有物業協調、場地管理、綠植保潔外包對接等經驗優先;
3. 熟練使用辦公軟件,如Excel、Word、釘釘等,能獨立操作付款流程及文檔歸檔;
4.具備人事報表統計經驗,能協助完成入離職數據、考勤等人事信息匯總工作;
5.溝通協調能力強,能夠與供應商、物業及同事保持良好的溝通;
6.工作細致認真,責任心強,具備良好的執行力與多任務處理能力;
7. 具有良好的服務意識與團隊合作精神;
8. 能接受臨時任務安排及日常行政支持類突發事務處理;
9. 具備基礎英文讀寫能力者優先,可協助與海外團隊溝通;